Module Notes de Frais

Le module Notes de Frais (“Expense Reports” en anglais) permet aux collaborateurs de déclarer, soumettre et suivre le remboursement de leurs dépenses professionnelles (déplacements, repas, achats matériels, etc.) effectuées pour le compte de l’entreprise.

Fonctionnalités Principales

Ce module vous offre la possibilité de :

Saisir des notes de frais en indiquant la date, le montant, la catégorie de la dépense, et les taxes associées.
Ajouter des pièces justificatives (photos de reçus, factures PDF) pour chaque ligne de dépense.
Suivre le cycle de vie de la note de frais : de l’état brouillon à la validation, l’approbation et enfin le paiement.
Consulter l’historique des notes de frais soumises et payées.

Interface Utilisateur

1. Liste des Notes de Frais

La vue principale affiche la liste de toutes les notes de frais accessibles, triées par date (les plus récentes en premier). Vous pouvez :

Filtrer les notes de frais par statut (Brouillon, À valider, Approuvée, Payée, Annulée).
Rechercher une note de frais spécifique via la barre de recherche globale de l’application ou directement dans la liste.
Visualiser rapidement le montant total, l’auteur et le statut de chaque note de frais grâce à des badges de couleur.

2. Détail d’une Note de Frais

En cliquant sur une note de frais dans la liste, vous accédez à sa vue détaillée qui présente :

Les informations générales : Auteur, dates, montants HT et TTC, statut actuel.
Les lignes de dépenses : Le détail de chaque dépense (catégorie, description, montant, TVA).
Les actions disponibles : Selon vos droits et le statut de la note (voir “Cycle de vie et Statuts”).
Les fichiers joints : Vous pouvez consulter ou ajouter des justificatifs.

3. Création et Modification

Vous pouvez créer une nouvelle note de frais ou modifier une note existante en statut “Brouillon”. Lors de la saisie, vous devrez préciser :

Les dates : Date de début et de fin de la période couverte par la note.
Le projet ou tiers associé (optionnel) : Si la dépense est liée à un client ou un projet spécifique.
Les lignes de détails : Ajoutez chaque dépense individuellement avec sa nature, son montant et sa taxe.

Note : HtkDoli gère la création hors-ligne (Offline-First). Vous pouvez saisir vos notes de frais même sans connexion internet ; elles seront synchronisées avec Dolibarr dès que le réseau sera rétabli.

Cycle de vie et Statuts

Une note de frais passe par plusieurs statuts, représentés par des badges colorés dans l’interface :

Brouillon (Draft) : La note est en cours de saisie. Elle peut être modifiée ou supprimée.
À Valider (Validated/Unpaid) : La note est soumise pour validation à un responsable. Elle ne peut plus être modifiée par l’auteur (sauf s’il a les droits d’administration).
Approuvée (Approved) : La note a été vérifiée et approuvée par le responsable. Elle est prête à être payée.
Payée (Paid) : Le remboursement a été effectué. La note est clôturée.
Annulée/Refusée (Canceled/Refused) : La note a été rejetée.

Droits et Permissions (Business Logic Dolibarr)

Pour interagir avec le module Notes de Frais dans HtkDoli, votre profil utilisateur Dolibarr doit disposer des permissions appropriées. Le module porte l’identifiant expensereports dans l’API REST.

Lecture (expensereport.lire) : Permet de voir la liste et le détail des notes de frais (les siennes, et celles des autres selon la configuration Dolibarr).
Création / Modification (expensereport.creer) : Permet de créer de nouvelles notes de frais en brouillon et de les modifier.
Validation (expensereport.valider) : Permet de soumettre une note de frais pour approbation.
Approbation (expensereport.approuver) : Permet d’approuver (ou refuser) une note de frais soumise.
Paiement (expensereport.payer) : Permet de marquer une note de frais comme payée.
Suppression (expensereport.supprimer) : Permet de supprimer une note de frais (généralement limité au statut brouillon).

Assurez-vous que l’administrateur de votre instance Dolibarr vous a accordé ces permissions si vous rencontrez des problèmes d’accès à certaines fonctionnalités.

Raccourcis depuis le Tableau de Bord

Si activé dans vos paramètres, le tableau de bord principal de HtkDoli affiche des tuiles de raccourci :

Notes à valider : Affiche le montant total des notes de frais en attente de validation et permet d’y accéder en un clic.
Notes à payer : Affiche le montant total des notes de frais approuvées et en attente de paiement (surligné en rouge si le montant est important).